Personalistika sa týka každej organizácie. A podobne, ako je to v mnohých iných oblastiach, aj tu je nevyhnutné pracovať so širokou škálou rôznorodých dokumentov.
Našťastie sa už dnes nemusíme spoliehať na tradičnú papierovú formu. K dispozícii sú systémy na spravovanie elektronických dokumentov – DMS. Tie poskytujú nielen nástroje na vývoj personálnej dokumentácie a udržanie kontroly nad ňou, ale zaisťujú aj riadený obeh dokumentov naprieč organizáciou.
Výkonný DMS môže využívať aj open source technológie, ako je tomu v prípade eDoCat. Ten postavila česká spoločnosť Onlio na otvorenej platforme Alfresco. Práve to prináša zásadnú výhodu v koncovej cene pre zákazníka.
Špeciálne rozšírenie priamo pre personalistiku
Hlavnou pridanou hodnotou DMS na personálnom oddelení je jednoduchšia kontrola nad personálnymi dokumentmi spoločnosti a tiež nižší výskyt chýb prameniacich z nedodržania termínov.
Modul Personálny spis DMS eDoCat pokrýva hneď tri oblasti personalistiky. V prvom rade ide o podporu práce s digitalizovanou podobou dokumentov a udržovanie všetkých personálnych dokumentov zamestnanca v jednom elektronickom spise. Podstatou personálneho spisu je, že dokumenty existujú v jedinom exempláre, sú dostupné oprávneným používateľom z jedného miesta. Záleží na vašej používateľskej pozícii, k akým dokumentom spisu sa dostanete. Nájdenie relevantného dokumentu je potom otázka okamihu.
Ďalšie výhody?
Ďalšou užitočnou funkciou môže byť práca so vzormi dokumentov. Tá podstatne zjednodušuje generovanie nových dokumentov, napr. pri nástupe zamestnanca, či v situácii, keď sa mení niektorý z parametrov pracovného pomeru a o tejto zmene vzniká dodatok pracovnej zmluvy. Nespornou výhodou DMS pre personalistu aj zamestnanca je tiež to, že sa vždy pracuje s aktuálne platnými dokumentmi.
Poslednou súčasťou modulu Personálny spis je stráženie termínov. Či už ide o periodické školenia, certifikáty potrebné na vykonanie určitej profesie, alebo o platnosť pracovných zmlúv na dobu určitú.
Maximálna kontrola i ochrana osobných údajov
Výhodou využitia DMS je tiež existencia detailného protokolu umožňujúceho jednoznačne identifikovať autora zmeny aj čas úpravy. Spolu s riadením prístupu a pokročilými mechanizmami archivácie ide o dôležitú funkcionalitu pre napĺňanie legislatívnych a certifikačných požiadaviek vrátane GDPR alebo ISO 9001.
Pre najlepšie DMS systémy je charakteristická úzka väzba spracovania dokumentov na organizačnú štruktúru organizácie. Z pohľadu personalistiky ide okrem iného o vyššie spomínané riadenie prístupu k jednotlivým dokumentom. DMS systémy si poradia i so zaradením pracovníkov do viacerých rôznych rolí.
Jednoducho
Výsledkom nasadenia DMS je celkovo vyššia efektivita jednotlivých tímov aj celej organizácie. Vyššie uvedené príklady sú nápomocné aj pre ďalších vedúcich pracovníkov, ktorí nie sú zodpovední za oblasť personalistiky. Vďaka vysokej prispôsobivosti možno moderné DMS systémy upraviť podľa konkrétnych predstáv a využiť ich pre prácu s dokumentmi na všetkých úrovniach riadenia.
Autor: Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio
DMS eDoCat kombinuje slobodný softvér a profesionálnu podporu. Základ systému je postavený na bezplatnej verzii platformy Alfresco Community Edition. Kvalitatívne a rozsahom funkcií ide o jedno z najlepších riešení na svete, ktoré používa dokuCisco, NASA alebo Scania. Spoločnosť Onlio nad toto riešenie vyvinula množstvo vlastných úprav a rozširujúcich modulov. Za pozornosť určite stojí aj ekonomická stránka tohto DMS. Neplatí sa za softvérové licencie. Viac informácií nájdete na www.edocat.cz
